Country

Blogi: Eeva Terävä, työympäristöasiantuntija, Martela

Jokainen työpaikka on erilainen. Toisissa työpaikoissa vietetään paljon aikaa toimistolla ja keskitytään suuriin ajatuksiin, kun taas toisissa kailotetaan taukoamatta puhelimeen tai hoidetaan kiireellisiä asioita palaverista toiseen juosten. Ja kolmannessa tehdään tietysti näitä kaikkia sekaisin.

Kun haluamme Martelassa suunnitella inspiroivan työympäristön, jossa työ voidaan hoitaa tehokkaasti työrauhaa unohtamatta, on työntekijöiden kuunteleminen tärkein työvälineemme. Jos olisin toiminut toimistosuunnittelijana kymmenen vuotta sitten, olisin tukeutunut suunnittelun taustatyössä yrityksen johtajan tai muun toimitila-asioista päättävän henkilön näkemyksiin. Olisin ehkä saanut hr-osastolta tiedon kunkin osaston henkilöstömääristä ja käynyt havainnoimassa vanhoja tiloja ja jutustellut kohdalle osuvia työntekijöitä. Muuta ei tarvittu, sillä toimistot olivat tuolloin keskenään hyvin samanlaisella kaavalla toteutettuja.

Osallistaminen helpottaa muutosta

Nykyään työtä tehdään paljon monipuolisemmin kuin ennen ja siksi myös suunnittelu on erilaista. Mukanamme kulkevat työvälineet suovat meille ajasta ja paikasta riippumattomat työskentelymahdollisuudet ja yhteistyötäkin tehdään yhä enemmän. Siinä missä ennen mietittiin, kuinka monta neuvottelutilaa tai työpistettä tarvitaan, mietitään nykyään, voisiko saman työn tehdä kokonaan jossain muualla? Ovatko kaikki palaverit todella sellaisia, että keskustelut on käytävä suljettujen ovien takana? Ovatko kaikki työntekijät paikalla aina vai seisovatko työpisteet tyhjinä? Tarvitsemmeko kaikki omaa työhuonetta tai edes omaa työpistettä? Ja mikä tärkeintä, tukevatko työtilamme yrityksemme tavoitteita ja liiketoimintaa? Voisimmeko uudistaa työtilojen lisäksi myös tapojamme toimia?

Työtilojen suunnitteluun liittyy valtava määrä suuria kysymyksiä, jotka ensi istumalta saattavat tuntua yksittäisen työntekijän näkökulmasta asioilta, jotka eivät sovi omaan työhön. Ajatuskin paperittomasta toimistosta ja clean desk policysta saavat monet varuilleen, omasta työpisteestä luopumisesta puhumattakaan. Työympäristömuutoksessa pätee samat lait kun minkä tahansa muun muutoksen läpiviemisessä: mitä enemmän työntekijät ovat saneet osallistua muutoksen suunnitteluun, sitä helpompaa sen läpivieminen on.

Käyttäjät ovat oman työympäristönsä parhaita asiantuntijoita

Yksi parhaimmista osallistavista suunnittelumenetelmistämme on työpajat, joissa suunnittelijan saaman arvokkaan taustatiedon lisäksi tilojen tulevat käyttäjät osallistuvat muutoksen tavoitteiden laatimiseen ja perehdytetään uusiin mahdollisuuksiin tehdä työtä. On aivan eri asia sopia yhdessä vaikkapa siitä, miten tilankäyttöä uudessa toimistossa tehostetaan, kuin saada asiasta sähköpostitiedote, jossa asiat on jo päätetty valmiiksi. Työpaja on loistava menetelmä myös siinä vaiheessa kun uusi työtila otetaan käyttöön ja sovitaan uusista työtavoista ja pelisäännöistä. Toimivassa työympäristössä kaikki tietävät, mihin käyttöön mikäkin tila on tarkoitettu, missä annetaan muille keskittymisrauha ja missä saa höpötellä vapaasti.

Työpajoissamme olemme kerta toisensa jälkeen huomanneet, miten kiinnostuneita työntekijät ovat työympäristöstään. Kun uusi toimisto ja sen pelisäännöt suunnitellaan yhdessä, tulee siitä paljon toimivampi ja muutos on helpompi ottaa vastaan. Vaikka yhteisen ajan löytäminen voi joskus tuntua haastavalta, yhteinen panostus uuteen työympäristöön kannattaa. Käyttäjät ovat oman työympäristönsä parhaita asiantuntijoita.

Share this page