Lindorff

Lähtötilanne

• Lindorff Oy on Euroopan johtava asiakas- ja luottosuhdepalveluiden tarjoaja, joka kasvattaa henkilöstömääräänsä jatkuvasti. Martela toimii yrityksen kumppanina toimitilojen ylläpidossa ja tehokkaassa hyödyntämisessä.
• Projektin alkaessa asiakkaan toiminnot olivat hajallaan - jopa niin, että yhteen kuuluvat toiminnot saattoivat sijaita eri osoitteissa.
• Muuton yhteydessä kahden toimipisteen toiminnot keskitettiin Intelligate -toimistopuistoon, jossa sijaitsi jo aiemmin yrityksen kolmas toimipiste.
• Muutto toteutettiin marraskuussa 2013 ripeällä aikataululla. Kahden peräkkäisen viikonlopun aikana siirrettiin yhteensä noin 150 henkilön kalusteet ja tarvikkeet uuteen osoitteeseen.
   

Haasteet

• Eri osoitteissa toimiminen oli hankalaa, myös silloin kun välimatka toimipisteiden välillä oli lyhyempi.
• Työilmapiiri kärsi ihmisten hajasijoittelusta ja jopa yksinkertaisten palaverien järjestäminen saattoi osoittautua monimutkaiseksi.
• Myös kiinteistöjen vaihtelevat iät, vuokratasot ja vuokranantajat vaikuttivat asiakkaan toiminnan tehokkuuteen.
• Asiakkaan ensisijaisena tavoitteena oli korjata tilanne keskittämällä toiminnot uusiin, toiminnallisuudeltaan parempiin tiloihin. Samalla haettiin myös neliöiden tehokkaamman käytön tuomaa kustannussäästöä.
• Muuton yhteydessä ei pyritty uudistamaan tilaratkaisuja kovin voimakkaasti, vaan toteutus oli pitkälti samanlainen kuin asiakkaan aiemmissa toimitiloissa.

Martelan ratkaisu

• Työ lähti liikkeelle Martelan aktiivisesta yhteydenpidosta, jonka lomassa tunnusteltiin asiakkaan muutostarpeita.
• Muutos toteutettiin aiemmin käytössä olleilla kalusteilla. Ne sijoiteltiin uuden tilasuunnitelman mukaisesti avaraksi, toimivaksi ja valoisaksi kokonaisuudeksi.
• Monitilatoimiston käsite on asiakkaalle tuttu, mutta vielä tämän muutoksen yhteydessä Inspiring Office -toteutukselle ei tarjoutunut tilaisuutta.
• Kiinteistön pohjakuvat saatiin asiakkaan arkkitehdiltä, mutta varsinaisen tilasuunnitelman toteutti Martelan sisustussuunnittelija Päivi Puroja.
• Vaikka itse muutto tapahtui nopeasti, alustavaa työtä tehtiin sekä Martelan että asiakkaan taholta lähes vuosi. Tämän ansiosta tavarat löysivät paikkansa helposti, kun muuton aika koitti.

Martelan palveluista hyödynnettiin:

• kohdekartoitusta
• inventointia
• suunnittelupalvelua
• muuttopalvelua ja -tarvikkeita
• kierrätyspalvelua
• asennuspalvelua
• varastointipalvelua
• Martela huolehti myös lähtötilojen loppusiivouksesta
   

• Yhteistyö asiakkaan kanssa jatkuu edelleen. Yrityksen tasaisesti kasvava henkilöstömäärä luo jatkuvaa tarvetta erilaisille tilamuutoksille, joten yhteydenpito on viikoittaista.

Edut ja hyödyt

• Toimintojen keskittäminen helpotti sisäistä viestintää, paransi henkilöstön yhteishenkeä ja tehosti asiakkaan kaikkea toimintaa.
• Kiinteistökustannukset pienenivät ja kiinteistöjen hallinnointi yksinkertaistui.
• Uusissa, ajantasaisissa tiloissa työskentely on jo ehtinyt lisätä henkilöstön työmotivaatiota ja työssä jaksamista.
• Yhteistyökumppanit ja palvelut ovat uudessa osoitteessa lähempänä kuin aiemmin. Tiloihin on helppo saapua, mikä helpottaa osaltaan sekä työntekijöiden että asiakkaiden arkea.
• Martelan kokonaisvaltainen palvelu teki muutosta vaivattoman. Mahdollisuus tehdä tilasuunnitelma olemassa olevilla kalusteilla tuotti säästöä ja helpotti uusien tilojen käyttöönottoa suuresti.
• Jatkossa myös erilaiset sisäiset muutot ja muutostyöt käyvät nyt helpommin.
   

“Kun kaikki muuttoon liittyvät palvelut saa yhden kontaktin kautta, tieto liikkuu paremmin ja myös poikkeustilanteisiin pystytään reagoimaan.”
– Erkki Oikarinen,Facility Manager Lindorff Oy