Lindorff

Lähtötilanne
- Lindorff Oy on Euroopan johtava asiakas- ja luottosuhdepalveluiden tarjoaja, joka kasvattaa henkilöstömääräänsä jatkuvasti. Martela toimii yrityksen kumppanina toimitilojen ylläpidossa ja tehokkaassa hyödyntämisessä.
- Projektin alkaessa asiakkaan toiminnot olivat hajallaan - jopa niin, että yhteen kuuluvat toiminnot saattoivat sijaita eri osoitteissa.
- Muuton yhteydessä kahden toimipisteen toiminnot keskitettiin Intelligate -toimistopuistoon, jossa sijaitsi jo aiemmin yrityksen kolmas toimipiste.
- Muutto toteutettiin marraskuussa 2013 ripeällä aikataululla. Kahden peräkkäisen viikonlopun aikana siirrettiin yhteensä noin 150 henkilön kalusteet ja tarvikkeet uuteen osoitteeseen.
Haasteet
- Eri osoitteissa toimiminen oli hankalaa, myös silloin kun välimatka toimipisteiden välillä oli lyhyempi.
- Työilmapiiri kärsi ihmisten hajasijoittelusta ja jopa yksinkertaisten palaverien järjestäminen saattoi osoittautua monimutkaiseksi.
- Myös kiinteistöjen vaihtelevat iät, vuokratasot ja vuokranantajat vaikuttivat asiakkaan toiminnan tehokkuuteen.
- Asiakkaan ensisijaisena tavoitteena oli korjata tilanne keskittämällä toiminnot uusiin, toiminnallisuudeltaan parempiin tiloihin. Samalla haettiin myös neliöiden tehokkaamman käytön tuomaa kustannussäästöä.
- Muuton yhteydessä ei pyritty uudistamaan tilaratkaisuja kovin voimakkaasti, vaan toteutus oli pitkälti samanlainen kuin asiakkaan aiemmissa toimitiloissa.
Martelan ratkaisu
- Työ lähti liikkeelle Martelan aktiivisesta yhteydenpidosta, jonka lomassa tunnusteltiin asiakkaan muutostarpeita.
- Muutos toteutettiin aiemmin käytössä olleilla kalusteilla. Ne sijoiteltiin uuden tilasuunnitelman mukaisesti avaraksi, toimivaksi ja valoisaksi kokonaisuudeksi.
- Monitilatoimiston käsite on asiakkaalle tuttu, mutta vielä tämän muutoksen yhteydessä Inspiring Office -toteutukselle ei tarjoutunut tilaisuutta.
- Kiinteistön pohjakuvat saatiin asiakkaan arkkitehdiltä, mutta varsinaisen tilasuunnitelman toteutti Martelan sisustussuunnittelija Päivi Puroja.
- Vaikka itse muutto tapahtui nopeasti, alustavaa työtä tehtiin sekä Martelan että asiakkaan taholta lähes vuosi. Tämän ansiosta tavarat löysivät paikkansa helposti, kun muuton aika koitti.
Martelan palveluista hyödynnettiin:
- kohdekartoitusta
- inventointia
- suunnittelupalvelua
- muuttopalvelua ja -tarvikkeita
- kierrätyspalvelua
- asennuspalvelua
- varastointipalvelua
- Martela huolehti myös lähtötilojen loppusiivouksesta
- Yhteistyö asiakkaan kanssa jatkuu edelleen. Yrityksen tasaisesti kasvava henkilöstömäärä luo jatkuvaa tarvetta erilaisille tilamuutoksille, joten yhteydenpito on viikoittaista.
Edut ja hyödyt
- Toimintojen keskittäminen helpotti sisäistä viestintää, paransi henkilöstön yhteishenkeä ja tehosti asiakkaan kaikkea toimintaa.
- Kiinteistökustannukset pienenivät ja kiinteistöjen hallinnointi yksinkertaistui.
- Uusissa, ajantasaisissa tiloissa työskentely on jo ehtinyt lisätä henkilöstön työmotivaatiota ja työssä jaksamista.
- Yhteistyökumppanit ja palvelut ovat uudessa osoitteessa lähempänä kuin aiemmin. Tiloihin on helppo saapua, mikä helpottaa osaltaan sekä työntekijöiden että asiakkaiden arkea.
- Martelan kokonaisvaltainen palvelu teki muutosta vaivattoman. Mahdollisuus tehdä tilasuunnitelma olemassa olevilla kalusteilla tuotti säästöä ja helpotti uusien tilojen käyttöönottoa suuresti.
- Jatkossa myös erilaiset sisäiset muutot ja muutostyöt käyvät nyt helpommin.
“Kun kaikki muuttoon liittyvät palvelut saa yhden kontaktin kautta, tieto liikkuu paremmin ja myös poikkeustilanteisiin pystytään reagoimaan.”
– Erkki Oikarinen,Facility Manager Lindorff Oy