Monitilatoimistoon siirtyminen

Monitilatoimisto on tietotyön eri toimintojen ja vuorovaikutuksen alusta niin organisaation työntekijöille, asiakkaille kuin sidosryhmille. Siirtyminen monitilatoimistoon tuo valtavasti etuja tehokkaamman tilankäytön, parantuneen työhyvinvoinnin ja viihtyisämmän työympäristön muodossa. Työntekijöillä on aivan uudenlainen vapaus valita työskentelyalue parhaiten sopivaksi kullekin työtehtävälle. Monitilatoimistoissa moni luopuu nimetyistä työpisteistä, mutta saa tilalle käyttöönsä jopa kymmeniä uusia vaihtoehtoja.

Monitilatoimisto-työtapaan siirtyminen on investointi, mutta älykkäästi käytettynä se maksaa itsensä nopeasti takaisin. Mallissa tavoitellaan sellaisia toimintaa tukevia tiloja, joiden käyttöaste on korkea.

Monitilatoimistoon siirtyminen on syytä toteuttaa huolella, jotta kaikki kokevat uuden tavan työskennellä omakseen ja tavoitellut hyödyt saavutetaan kitkattomasti. Tälle sivulle olemme koonneet kuvauksen siitä, kuin siirtyminen Inspiring Office by Martela -monitilatoimistokonseptiin toteutetaan.

Tarpeen määrittely

Monitilatoimistoon siirryttäessä on tärkeää lähteä liikkeelle tarvemäärittelystä. Käyttäjälähtöisen työympäristösuunnittelumme määrittelyvaiheessa käydään läpi organisaation käyttäjät, tehtävät, tilatarpeet ja yrityksen työympäristömuutoksen tavoitteet. Järjestämme avainhenkilöhaastatteluja sekä työympäristökyselyjä, joiden avulla saadaan selville yrityksessä tapahtuvat työskentelymuodot.

Tutkimuksen tuloksena syntyvä analyysi ja yhteenveto antaa kattavan kuvan työntekijöiden tekemisistä ja niihin liittyvistä tarpeista. Tämän pohjalta tehdään juuri kyseiselle työympäristölle soveltuva alustava tilankäyttösuunnitelma.

Monitilatoimistoon siirtyminen muuttaa työskentelytapoja yrityksessä. Niinpä myös avainhenkilöiden perehdyttäminen monitilatoimistossa toimimiseen on tärkeää heti aloitusvaiheessa.

 

Työympäristön suunnittelu

Tila- ja sisustussuunnittelu tekee yrityksen tiloista inspiroivat, viihtyisät sekä liiketoimintaa tukevat. Suunnitteluvaiheessa optimoidaan työympäristön tilankäyttö sekä kirkastetaan yrityksen ilme brändin arvojen mukaiseksi. Suunnittelu pohjautuu määrittelyvaiheessa tehdylle tarpeisiin perustuvaan tilankäyttösuunnitelmaan.

Olemassa olevien kalusteiden hyödyntämismahdollisuudet kalustus- sekä tila- ja sisustussuunnittelussa selvitetään kalusteinventoinilla. Ylijääville kalusteille järjestetään vastuullinen kierrätys ja mahdollisuus olemassa olevien kalusteiden käyttöön kunnostamalla ja uudelleensjoittamalla selvitetään.

Työympäristön toteutus

Suunnittelua seuraa toteutus. Mikäli tilamuutos tehdään olemassaolevassa kohteessa, alkaa se usein vanhojen kalusteiden toimittamisella kierrätykseen ja tilojen pintaremontoinnilla. Uuteen kohteeseen siirryttäessä tähän vaiheeseen sisältyy muutto.

Uudet kalusteet toimitetaan paikalle ja asennetaan ammattitaitoisen henkilökuntamme toimesta. Muutos pyritään tekemään niin, että koko sen ajan voidaan yrityksessä jatkaa normaalisti työskentelyä.

Uuden työympäristön käyttöönoton yhteydessä on hyvä järjestää perehdytys uusien tilojen käyttöön. Ohjeistamme monitilatoimiston eri tilatyyppien oikeanlaiseen ja tehokkaaseen käyttöön. Tarvittaessa voimme myös laatia tähän sopivaa visuaalista materiaalia kuten tilakohtaisia ohjekortteja.

Tilojen ylläpito

Työskentelytavat ja organisaatiorakenteet ovat jatkuvassa muutoksessa. Optimaalisen käyttökokemuksen ja käyttöasteen saavuttamiseksi on tilojen käyttöä ja -käyttötarpeita syytä tarkastella säännöllisesti.

Ylläpitovaiheessa työympäristön käyttäjäkokemuksia voidaan mitata käyttökokemuskyselyllä. Uudistamissuunnittelun avulla voidaan myös päivittää eri tilojenne sisustusratkaisuja käyttäjälähtöisesti. Käyttöasteenmittauksen ja analysoinnin avulla ymmärretään, kuinka tiloja todellisuudessa käytetään. Analyysi auttaa tunnistamaan säästökohteita ja kerätyn tiedon pohjalta työtilat voidaan mitoittaa oikein. Se auttaa muuttuneiden tarpeiden tunnistamista ja nopeuttaa muutosten toteuttamista.

Share this page