Blogi: Eeva Terävä, Interior Architect, Master of Science, Martela

Nykyaikaisissa monitilatoimistoissa tehdään muutoksia paljon ja usein. Ellei muutoksia ole itse tekemässä, niitä ei aina tietoisesti edes noteeraa. Kunhan havahtuu siihen, että onpa tämä tila muuten nyt tosi toimiva. Samalla koittaa ehkä miettiä, että mitähän tässä ennen oli ja koskahan tämä muuttui.

Esimerkiksi meillä Martelatalossa oli toisessa kerroksessa iso avotila täynnä työpisteitä. Niistä todella moni oli vähintään osan päivästä tyhjä. Niinpä kutistimme työpisteiden määrän puoleen. Poistettujen tilalle toimme leppoisia sohvaryhmiä ja äänieristettyjä puhelinkoppeja. Tuloksena työpisteiden käyttöaste kasvoi selvästi – ja, mikä erityisen mielenkiintoista, aivan toisaalla talossa olevien neuvottelutilojen käyttöaste pieneni.

Neuvottelutilat ovat todennäköisesti väärinkäytetyin toimistojen osa. Niihin kuluu hurjia määriä neliöitä, esitystekniikka on kallista, ja sisustukseenkin halutaan usein jotain ekstraa. Neuvottelutiloja ajatellaan organisaatioiden käyntikortteina, ja niillä onkin iso merkitys vieraille syntyvän mielikuvan ja tunnelman luojina. Mutta yhtään ylimääräistä niin kallista tilaa ei kannata rakentaa.


Kuulen jatkuvasti, miten neuvottelutiloja on liian vähän ja ne ovat aina varattuja. Kokemus on varmasti totta, mutta tiloja lisäämällä hoidetaan oiretta eikä tautia.

 

 

Työympäristön todellisen käytön mittaaminen paljastaa aina yllätyksiä. Mittarointia voi tehdä sensoreilla, ihmisvoimin havainnoimalla tai perinteisesti kyselyillä – keinoja on monia, ja joku niistä varmasti sopii sinunkin organisaatiollesi. Mittaaminen nimittäin todella kannattaa.

Yleisimmin yllätykset koskevat juuri neuvottelutiloja. Niin myös meillä Martelatalossa. Aiemmin neuvotteluhuoneemme olivat koko ajan varattuja ja sopivaa tilaa oli vaikea löytää. Palavereita jouduttiin sijoittamaan kauas tulevaisuuteen vain, koska tilat olivat täynnä. Sensoreilla mitattu käyttöaste oli kuitenkin todellisuudessa vain 39%, vaikka tilat tuntuivat ylibuukatuilta. Havaitsimme, että neuvottelutiloja kuormittivat erityisesti pienet kahden hengen palaverit ja yhden hengen puhelut.

Neuvottelutiloja on nyt korkea aika ajatella uudestaan ja keskittyä siihen, miten niiden tarvetta voidaan vähentää. Meillä yhden hengen neukkarivaraukset loppuivat kuin seinään, kun työtiloihin tuotiin riittävän paljon äänieristettyjä, miellyttävästi sisustettuja ja tehokkaasti ilmastoituja puhelukoppeja. Sohvaryhmien ja avointen ryhmätyötilojen myötä sisäiset palaverit eivät enää vie neuvottelutiloja.
 

Harjoituksen lopputulos? Ennen täyteen buukattujen neuvottelutilojen määrä on nyt kolmanneksen pienempi, eivätkä tilat silti ole enää jatkuvasti buukattuja.


Työympäristön mittaaminen auttaa ymmärtämään paitsi minkä verran eri tiloja käytetään, myös mihin niitä käytetään. Kun nämä tiedot yhdistetään monessa yrityksessä tavoitteena olevaan yhdessä tekemiseen, optimaalisen työympäristön suunnittelulle on vahvempi pohja kuin koskaan ennen.
 

Lisää kiinnostavia artikkeleita:
Työympäristöstrategia, yrityksesi ratkaisevin linjaus
Työympäristö palveluna
Kansainvälinen toimiva työympäristö -tutkimus

Testaa laskurimme avulla, kuinka paljon yrityksesi voi säästää

Ota yhteyttä

Share this page