Lindorff

Lähtötilanne

  • Lindorff Oy on Euroopan johtava asiakas- ja luottosuhdepalveluiden tarjoaja, joka kasvattaa henkilöstömääräänsä jatkuvasti. Martela toimii yrityksen kumppanina toimitilojen ylläpidossa ja tehokkaassa hyödyntämisessä.
  • Projektin alkaessa asiakkaan toiminnot olivat hajallaan - jopa niin, että yhteen kuuluvat toiminnot saattoivat sijaita eri osoitteissa.
  • Muuton yhteydessä kahden toimipisteen toiminnot keskitettiin Intelligate -toimistopuistoon, jossa sijaitsi jo aiemmin yrityksen kolmas toimipiste.
  • Muutto toteutettiin marraskuussa 2013 ripeällä aikataululla. Kahden peräkkäisen viikonlopun aikana siirrettiin yhteensä noin 150 henkilön kalusteet ja tarvikkeet uuteen osoitteeseen.
     

Haasteet

  • Eri osoitteissa toimiminen oli hankalaa, myös silloin kun välimatka toimipisteiden välillä oli lyhyempi.
  • Työilmapiiri kärsi ihmisten hajasijoittelusta ja jopa yksinkertaisten palaverien järjestäminen saattoi osoittautua monimutkaiseksi.
  • Myös kiinteistöjen vaihtelevat iät, vuokratasot ja vuokranantajat vaikuttivat asiakkaan toiminnan tehokkuuteen.
  • Asiakkaan ensisijaisena tavoitteena oli korjata tilanne keskittämällä toiminnot uusiin, toiminnallisuudeltaan parempiin tiloihin. Samalla haettiin myös neliöiden tehokkaamman käytön tuomaa kustannussäästöä.
  • Muuton yhteydessä ei pyritty uudistamaan tilaratkaisuja kovin voimakkaasti, vaan toteutus oli pitkälti samanlainen kuin asiakkaan aiemmissa toimitiloissa.

 

Martelan ratkaisu

  • Työ lähti liikkeelle Martelan aktiivisesta yhteydenpidosta, jonka lomassa tunnusteltiin asiakkaan muutostarpeita.
  • Muutos toteutettiin aiemmin käytössä olleilla kalusteilla. Ne sijoiteltiin uuden tilasuunnitelman mukaisesti avaraksi, toimivaksi ja valoisaksi kokonaisuudeksi.
  • Monitilatoimiston käsite on asiakkaalle tuttu, mutta vielä tämän muutoksen yhteydessä Inspiring Office -toteutukselle ei tarjoutunut tilaisuutta.
  • Kiinteistön pohjakuvat saatiin asiakkaan arkkitehdiltä, mutta varsinaisen tilasuunnitelman toteutti Martelan sisustussuunnittelija Päivi Puroja.
  • Vaikka itse muutto tapahtui nopeasti, alustavaa työtä tehtiin sekä Martelan että asiakkaan taholta lähes vuosi. Tämän ansiosta tavarat löysivät paikkansa helposti, kun muuton aika koitti.

 

Martelan palveluista hyödynnettiin:

  • kohdekartoitusta
  • inventointia
  • suunnittelupalvelua
  • muuttopalvelua ja -tarvikkeita
  • kierrätyspalvelua
  • asennuspalvelua
  • varastointipalvelua
  • Martela huolehti myös lähtötilojen loppusiivouksesta
     
  • Yhteistyö asiakkaan kanssa jatkuu edelleen. Yrityksen tasaisesti kasvava henkilöstömäärä luo jatkuvaa tarvetta erilaisille tilamuutoksille, joten yhteydenpito on viikoittaista.

 

Edut ja hyödyt

  • Toimintojen keskittäminen helpotti sisäistä viestintää, paransi henkilöstön yhteishenkeä ja tehosti asiakkaan kaikkea toimintaa.
  • Kiinteistökustannukset pienenivät ja kiinteistöjen hallinnointi yksinkertaistui.
  • Uusissa, ajantasaisissa tiloissa työskentely on jo ehtinyt lisätä henkilöstön työmotivaatiota ja työssä jaksamista.
  • Yhteistyökumppanit ja palvelut ovat uudessa osoitteessa lähempänä kuin aiemmin. Tiloihin on helppo saapua, mikä helpottaa osaltaan sekä työntekijöiden että asiakkaiden arkea.
  • Martelan kokonaisvaltainen palvelu teki muutosta vaivattoman. Mahdollisuus tehdä tilasuunnitelma olemassa olevilla kalusteilla tuotti säästöä ja helpotti uusien tilojen käyttöönottoa suuresti.
  • Jatkossa myös erilaiset sisäiset muutot ja muutostyöt käyvät nyt helpommin.
     

“Kun kaikki muuttoon liittyvät palvelut saa yhden kontaktin kautta, tieto liikkuu paremmin ja myös poikkeustilanteisiin pystytään reagoimaan.”
– Erkki Oikarinen,Facility Manager Lindorff Oy