Tietotyö menee monitilatoimistoon

Tutkija Suvi Nenonen toimii työympäristöjen kehityksen aallon harjalla. Hän oli mukana Aalto yliopiston ja Työterveyslaitoksen TOTI-hankkeessa, jossa kehitetään työkaluja työympäristöjen muutoksiin. Suunta on kohti monitilaympäristöjä, jotka tarjoavat tietotyön tekemiselle paremmat puitteet, Nenonen kirjoittaa. Martela oli yksi tutkimushankkeen yrityskumppaneista.

Tietotyö menee monitilatoimistoon - tavoitteena on toiminnan ja tilan paras yhdistelmä

Tietotyö edellyttää tekijältään nopeaa, usein hyvinkin monimutkaisten ongelmien ratkaisua – tuottava tietotyöläinen onkin ketterä verkostoituja, tiedon yhteenkokoaja, uudenluoja ja tärkeintä tässä kaikessa: hän ymmärtää tiedon sosiaalisen perusluonteen ja pystyy hyödyntämään eri henkilöiden osaamista verkostossaan. Tietotyön materiaali, tieto, on raaka-aine, jonka luomisessa yksilön henkilökohtainen työpanos on osa suurempaa sosiaalista kontekstia.

Työympäristöissä tietotyöläinen tarvitsee omaa keskittymistään ja ajatusten järjestelyä varten tilaa, mutta ennen kaikkea hän tarvitsee ympäristöjä, joissa muiden kanssa ideointi, ajattelu ja päätöksenteko pohdintoineen on mahdollista. Tila voi olla fyysinen tai virtuaalinen – siinä tapahtuu sosiaalista vuorovaikutusta ja myös omaan mielentilaan sukeltamista.

Työympäristöt ovat muuttuneet tietotyöympäristöiksi kahdella tavalla: fyysisen ympäristön lisäksi teemme suvereenisti työtä virtuaalisessa ympäristössä, jonne “menemme”, jossa “olemme” ja jossa “liikumme”. Toinen merkittävä muutos on erilaisten tilojen keskinäisissä suhteissa. Erilaiset muodollisten ja ei-muodollisten tapaamisten ja yhteistyön tekemisen tilat ovat lisääntymässä ja yksin tehtävälle työlle tarkoitetut keskittymistä vaativat työtilat ovat vain yksi osa tilojen moninaisuutta. Olemme siirtymässä monitilaympäristöihin, joissa tilaratkaisujen lisäksi ovat oleellisessa osassa uudenlaiset tavat käyttää tilaa.

Monitilaympäristöt eivät unohda käyttäjiä

Jotkut ovat parhaimmillaan kiinteästi oman työpöytänsä äärellä, toiset taas tarvitsevat tuottavaan työhönsä jatkuvasti muiden ihmisten läsnäoloa. Monitilaympäristö on työskentely-ympäristö erilaisille käyttäjäprofiileille. Käyttäjäprofiili on kunkin yksilöllinen tapa suorittaa työtehtäväänsä itselle parhaiten sopivassa työympäristössä. Uudenlaiset monitilaympäristöt vastaavat siis monen erilaisen käyttäjän tarpeisiin.

Tilamuutoksissa kaikki lähtee työn tekemisen ja työn tekemisen tapojen tunnistamisesta osana koko organisaation tavoitteiden saavuttamista. Monitilatoimiston käyttö edellyttää paljon yhteisistä toimintatavoista sopimista: miten tiloja varataan, missä säilytän omia tavaroitani, missä täällä saa nauraa, mistä tiedän, etten häiritse muita, missä saan työni tehtyä...kysymyksiä on monia. Käyttäjä on oman työnsä asiantuntija. Tätä asiantuntijuutta kannattaa käyttää suunnitteluvaiheessa – muutoksiin on helpompi mennä mukaan, kun voi olla itse prosessissa mukana ja ymmärtää muutoksen tavoitteiden kokonaisuus.

Miten valitaan paras tilaratkaisu? – Anna muutokselle nimi

Tilamuutoksissa on tärkeintä lähteä liikkeelle organisaation tavoitteista ja tarkastella tilan ja tilaratkaisun merkitystä osana yrityskuvaa, toimintaprosesseja, kehittymis- ja muutostarpeita sekä taloudellista toimintaa. Organisaation strategian tulkiksi voi valita parhaimman tilaratkaisun. Työn tekemisen kulttuuri, virtuaalisessa tilassa tapahtuvat prosessit ja erilaiset käyttäjäprofiilit on syytä selvittää – sen jälkeen alkaa hiljalleen kirkastua, mitä fyysisessä ympäristössä tulee olla.

Päätöksessä on otettava kantaa myös suurempiin megatrendeihin: miten tilaratkaisumme on osa kestävää kehitystä ja ympäristöystävällistä toimintaa, miten tilaratkaisu tukee hyvinvointia ja miten se palvelee erilaisten käyttäjäprofiilien tarpeiden lisäksi myös useampaa työelämässä olevaa sukupolvea. Informaatio- ja kommunikaatioteknologian käyttö ja mahdollisuudet ohjaavat myös päätöksentekoa.

Päätöksestä voi käynnistää yhteisen toimintaprosessin, jonka voi jopa nimetä. Ohjelmallisuus ja projektimaisuus jäsentävät toimintaa. Kuten aiemmin totesin, jokainen käyttäjä tietää, miten tekee työtään, muttei välttämättä ole asiantuntija tilallisessa suunnittelussa. Toiminnan ja tilan yhdistäminen on yhteinen ponnistus johdon, työntekijöiden sekä fyysisen, virtuaalisen ja sosiaalisen tilan asiantuntijoiden kesken.

Teksti: Suvi Nenonen